关于印发淮南市出生医学证明档案管理实施方案的通知

关于印发淮南市出生医学证明档案管理

实施方案的通知

各县区卫生健康委、档案局、档案馆，各市属助产医疗机构，市妇幼保健计划生育服务中心：

根据省卫生健康、档案局、省档案馆《关于印发<安徽省出生医学证明档案管理办法>的通知》，制定了《淮南市出生医学证明档案管理实施方案》，现印发给你们，请认真贯彻落实。

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                     淮南市卫生健康委员会 

                         淮南市档案局

                                                           淮南市档案馆

                       2024年2月19日

淮南市出生医学证明档案管理实施方案

为扎实推进“出生一件事”一网通办改革工作，加强我市出生医学证明档案管理，维护公民出生医学信息档案的真实、完整和安全，便于高效利用，根据《省档案局、省档案馆、省卫生健康委关于印发<安徽省出生医学证明档案管理办法>的通知》（皖档发〔2023〕6号）要求，现结合我市实际，特制定本实施方案。

一、实施目标

进一步规范出生医学证明文件材料的归档工作，对全市出生医学证明档案实行集中统一管理，定期移交市、县区综合档案馆，相关部门密切配合，建立出生医学证明档案管理长效机制，市、县区卫生健康部门和档案主管部门在各自职责权限范围内加强对出生医学证明档案管理工作的监督指导，保障出生医学证明档案的真实、完整、安全和便捷利用。

二、归档流程

（一）收集齐全。全市具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含《出生医学证明》补发和换发）的机构为收集整理归档单位（以下统称归档单位），负责本机构出生医学证明材料的收集，确保应归档文件材料为原件，且真实完整、信息齐全、图文清晰、手续完备。出生医学证明档案归档范围和保管期限见附件。

（二）整理规范。档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用；根据出生医学证明档案整理方法，按“件”进行整理。

（三）电子档案与数字化加工。出生医学证明电子文件归档与电子档案管理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；出生医学证明纸质档案数字化应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）。对1996年以前的住院分娩记录及相关材料、1996年后归档的出生医学证明文件材料进行数字化扫描，建立文件级目录数据库和全文数据库。

三、移交进馆

（一）进馆单位。

1.出生医学证明档案移交实行“属地为主、层级为辅”的原则，原则上市档案馆接收市级医疗机构出生医学证明档案，县区档案馆接收县区及以下医疗机构的出生医学证明档案；

2.归档单位管辖权限发生变更的，出生医学证明档案原则上向现辖区档案馆进行移交；

3.归档单位已关停或取消出生医学证明签发资质的，同级卫生健康部门及其委托管理机构要督促并协助其做好档案移交进馆工作。

移交市级档案馆的医疗机构名单如下：

安徽理工大学第一附属医院（淮南市第一人民医院本部）

淮南市妇幼保健院

淮南东方医院集团总医院

淮南朝阳医院

淮南阳光新康医院

县区妇幼保健计划生育服务中心及其他医疗机构出生医学证明档案分别移交管辖地县区档案馆（高新区医疗机构出生医学证明移交田家庵区档案馆）。

其他特殊情况由市有关部门从便民角度协调研究。

（二）移交年限。出生医学证明档案在归档单位保管满5年移交进馆。如有需要，可在双方沟通基础上提前移交。

（三）试点工作。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，决定先行组织开展试点工作，各试点单位于2024年6月30日前完成2018年出生医学证明档案移交进馆工作。市卫生健康委和市档案局负责沟通协调，委托市妇幼保健计划生育服务中心和市档案馆组织开展出生医学证明档案收集、整理、数字化等具体业务培训指导工作，推广试点工作先进经验。试点单位如下：

1.卫生健康部门委托管理机构：

县区妇幼保健计划生育服务中心

2.市、县区医疗机构：

市  级     市妇幼保健院

大通区     东方医疗集团肿瘤医院

谢家集区   淮南佳乐妇产医院

八公山区   市第二人民医院

潘集区     市第五人民医院

毛集区     毛集区人民医院

凤台县     凤台县人民医院

高新区     三和镇卫生院

（四）移交要求。

1.档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。

2.移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案，纸质目录和电子目录等。

3.归档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内向辖区档案馆移交。

4.2018年以前的出生医学证明档案移交完成时间安排：

2003年—2018年期间的：2026年6月30日前完成。

1996年—2002年期间的：2027年12月30日前完成。

1996年以前的：纸质的档案由各医疗机构保管，只移交数字化副本，2030年6月30日前完成。

五、工作要求

（一）高度重视，认真组织实施。要高度重视出生医学证明档案管理工作，确保收集整理、数字化和进馆工作按照进度和规范要求落实到位。各归档单位应当健全档案管理制度，明确档案管理人员和职责，提供管理档案必需的设施、场所和经费保障，适应档案管理现代化的要求，配备相应的技术设备，确保出生医学证明档案管理工作的顺利开展和档案安全。各级卫生健康部门要积极加大出生医学证明档案管理经费投入，可通过以奖代补形式对出生医学证明档案管理好的县区和单位酌情予以补助。

（二）明确职责，规范档案管理。市卫健委将出生医学证明文件材料归档和档案进馆工作纳入出生医学证明管理考核体系。县区卫生健康和档案主管部门在各自职责权限范围内分别做好档案管理的监督指导，及时解决出生医学证明文件材料归档和档案进馆过程中存在问题，联合制定本地具体工作计划，并于2024年3月30日前分别报送市卫生健康委及其委托管理机构、市档案局和市档案馆。县区卫生健康部门要积极做好与辖区档案主管部门的沟通协调，进行全面部署和培训。各级档案馆要做好接收出生医学证明档案前的业务指导，并做好档案的接收、保管、利用工作。各归档单位作为责任主体，要严格按照标准，对本机构的出生医学证明文件材料进行整理归档，确保档案齐全完整、及时进馆。已进馆档案不改变原整理方法。

（三）定期报告，如期完成任务。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，各县区卫生健康委、档案局于每年11月30日前将工作进展情况分别报送市卫生健康委及其委托管理机构和市档案局。各级卫生健康部门及委托管理机构应认真做好本级档案进馆工作的跟踪统计工作，督促各归档单位按时间进度安排完成出生医学证明档案移交进馆。市卫生健康委和市档案局将适时对出生医学证明档案管理好的县区和单位进行通报表彰。

（四）优化流程，方便群众查询。各级档案馆和各归档单位应根据《安徽省出生医学证明档案管理办法》要求，统筹做好出生医学证明档案的查询利用服务工作，优化流程，方便群众查询利用。

本实施方案未尽事宜，将由市卫健委、市档案局和市档案馆依据《安徽省出生医学证明档案管理办法》协商补充完善。

附件

出生学证明文件材料归档范围和档案

保管期限

一、归档范围

（一）1996年以前归档范围：

1.孕产妇住院分娩记录；

2.办理分娩登记相关材料；

3.其他相关材料。

（二）1996年1月-2002年12月归档范围：

1.《出生医学证明登记本》；

2.《分娩登记本》；

3.其他相关材料。

（三）2003年以后归档范围：

1.《出生医学证明》存根；

2.《出生医学证明》申领表（首次签发登记表、补发申请表和换发申请表）；

3.新生儿父母有效身份证件复印件；

4.亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历；

5.其他相关材料。

二、出生医学证明档案保管期限为永久。